根据我省林地林权登记换发证工作现状，按照厅党组的决定，8月22日—23日在长沙召开了全省林地林权登记换发证工作紧急碰头会。参加会议的人员为各市州林业局主管局长、负责林地林权登记换发证工作的科长、退耕还林办公室主任。会议的主要议题是：总结交流前段林地林权登记换发证工作情况，重点研究确保今年完成已验收合格的退耕还林林权登记发证工作的具体措施。
　　厅领导胡长清副厅长、唐苗生助理巡视员自始至终参加了会议。会上，胡长清副厅长作了重要讲话，各市州林业局领导介绍、交流了本市州前段林地林权登记换发证工作情况、存在的主要问题和困难及今年内完成已验收合格的退耕还林林权证工作的具体措施，唐苗生助理巡视员主持了会议，并在会议结束前作了总结讲话。
　　胡长清副厅长在会上总结了全省林地林权登记换发证工作进展情况，分析了当前的工作形势和存在的困难，对如何确保按照国家林业局的要求，圆满完成我省退耕还林林权发证工作提出了具体要求。他在回顾我省前段的林地林权登记换发证工作时指出，自4月10日省政府在湘潭召开全省林地林权登记换发证工作动员会以来，我省林地林权登记换发证工作已在全省全面启动，14个市州和约50%的县市区已完成了领导小组、工作机构组建、召开动员会、制定工作方案、人员培训等前期准备工作，积极进行了工作经费的筹措，一些市州和县市区还已完成或正在进行工作试点，取得了较好的工作成效。但必须指出，工作中明显存在着不平衡和实质性工作进展缓慢等问题。胡长清副厅长分析指出，我省今年要圆满完成已验收合格的退耕还林林权登记发证工作，存在着时间紧、技术人员缺、经费十分紧张等具体困难，但各级林业主管部门决不能在困难面前望洋兴叹，一定要想方设法解决困难。他对确保圆满完成我省退耕还林林权发证工作提出了5点具体要求。一是要求各级林业主管部门一定要统一认识。要把按照国家林业局的要求，圆满完成退耕还林林权证登记发证工作，作为贯彻落实“三个代表”和“中共中央、国务院关于加快林业发展的决定”的一项政治任务来完成。没有搞不搞和完不完成的讨价还价，是必须完成的硬任务。二是要求必须依法发证。登记发证的操作过程，一定遵守国家有关法律法规和发证工作的有关操作规程规定。三是要分工负责，搞好协作，科学操作。登记发证工作中，要尽量利用原有的合格资料。各级退耕还林办要尽可能地提供退耕换林工作中已有的资料，并确保其完整、真实和合法性。四是要认真落实经费。要采取“三点子”的办法，积极筹措工作经费，确保工作的正常开展。五是一定要加快进度。各地要制定完成工作的倒计时日程表，确保工作按期完成。
　　会议结束前，唐苗生助理巡视员总结指出，通过这次会议，统一了思想，明确了任务，交流了情况和经验，消化了政策，研究了措施。并就如何贯彻落实这次会议精神提出4点要求。1、全省各级林业主管部门一定要充分认识搞好退耕还林林权登记发证工作的特殊意义。各市州在8月底前一定要把这此会议精神传达贯彻到县市区。2、要尽快把工作重点和工作人员转移到退耕还林林权登记发证工作上来。各市州和县市区要按照省厅的要求，从退耕办抽调得力人员到林权登记发证办配合工作。3、要进一步做好宣传发动工作，严格按法律法规和政策办事，确保发证质量。4、要加强督查。省市要加强对县市区工作的督查，随时掌握各地的工作进展情况。必要时提请政府的督查机构出面督查。
　　会前，省厅还以湘林政[2003]17号文件下发了“关于加快退耕还林林权登记发证工作进度的紧急通知”。