管理好工程建设档案是确保退耕还林工作健康运行的基础。桑植县是全省率先启动退耕还林工程的4个试点示范区县之一，自2000年以来已成功实施退耕还林营造林34.33万亩。在10年的建设历程中，该县始终把退耕还林档案管理工作作为工程建设的一项重要工作来抓，取得了很大的成绩。该县成功的经验主要有4点：
　　一、高度重视。省、市领导曾多次到该县检查、指导、督促，2004年6月，市档案局和市退耕办派专人到该县指导退耕还林档案工作，并提供标准档案柜6个。为做到退耕还林档案管理符合工程建设要求，该县档案局派专人到林业局检查指导工作，在业务方面给予全力支持，做到有求必应，有问必解。该县林业局为抓好退耕还林档案工作，配备专门的档案人员并解决编制，在资金和业务培训方面给予倾斜。正是由于各级领导的关心和支持，该县退耕还林档案建设在较短时间里就走上了规范化管理轨道。
　　二、专人管理。退耕还林档案管理的好与坏，直接牵涉到国家政策执行，退耕农户钱粮兑现等林农的切身利益。当初该县在观念上还存在着“无所谓”的模糊观念，认为退耕还林工程只要搞好造林，把退耕还林钱粮补助发放到农户手中就行，至于资料只要不丢失就行。但通过工程建设头一年的实施，教训深刻。需要查询资料时，因资料堆放纷乱，往往需很长时间，有的甚至无法找到，不得已只得重新补资料。于是，该县林业局从2001年开始，更新观念，从管理人员入手，确定一位能力强，素质好的技术人员为专门的档案管理员。半年时间里，原本纷乱的技术资料及文书材料，都被一一整理规范化，做到随查随有，及时方便。其次，变被动为主动，收集、搜集退耕还林各种资料，及时归档。由于退耕还林工作线长、面广，涉及的资料较多，乡镇（林场）的技术员既要做好规划设计，搞好林业技术指导和服务，又要抓林业基金创收，退耕还林资料往往不能按时报送，有的甚至不按原则行事，资料往往一拖再拖，影响整个退耕还林工作。因此，在收集资料时，除电话联系外，该县退耕办还主动下到乡镇进行收集，保证退耕还林资料的及时归档，给资料的查询提供有效服务。
　　三、专项投入。当初该县林业局在退耕还林档案管理上抱着“等待观望”的态度，被动应付，档案管理虽得到逐步规范，但没有真正把它当一件大事来抓，没有引起足够的重视。随着退耕还林工程建设的不断深入，从上到下认识到档案管理越来越重要，许多矛盾都要通过查阅档案才能得到很好的处理，该县退耕办对如何适应新时期档案工作有了一个正确的认识。在市、县林业局领导的高度重视下，该县林业局加大基础设施建设力度。针对过去只一间狭小的档案库房这一现状，在资金十分紧张的情况下，2004年该县林业局在县财政局、市林业局、市档案局的支持下，花费2万元在现有办公楼的房顶修建了1栋3间约60平方米的新档案库房。
　　四、强化管理。档案管理，该县林业局推行责任追究制，对不按时报送资料的乡镇技术员和对档案资料管理不善造成影响的管理人员实行责任追究，年终与目标管理考核和奖金挂钩。此外，在查阅档案资料时实行承诺制，凡领导或林业技术人员需查阅该县有关退耕还林方面的资料，保证随时查阅，保证资料齐全，周到地服务。到2008年，该县林业局共接待永顺县万岗乡政府、蹇家坡乡洗泡河村等地人员查阅300多人次，调卷500多卷，及时利用建立的技术资料为蹇家坡乡、细砂坪乡和五道水镇等地群众排解退耕还林矛盾54起。